قد يفشل أي مشروع حتى قبل أن يبدأ. فعندما يُغفل عنصر حاسم، مثل جدولة مرحلة مهمة من المشروع، قد يؤدي ذلك إلى تأخير التسليم أو تكبد المؤسسة تكاليف إضافية. لذا، من الضروري للشركات التي تشرع في مشروع ما أن تراقب كل التفاصيل، وخاصةً المشاريع الضخمة والمكلفة. ويبدأ كل شيء بالتخطيط.

الخطة السليمة كفيلة بإنجاح أي مشروع أو إفشاله، سواءً كان بسيطًا كتوسيع طريق للحكومة أو معقدًا كبناء مئات الفلل الفاخرة لمطور عقاري عالمي. تبدأ كل خطة بدراسة عدة عوامل أساسية تؤثر على سير المشروع. تحتاج الشركات إلى تحديد هدف المشروع والاستراتيجيات اللازمة لتحقيقه.

بالإضافة إلى ذلك، تحتاج الشركة إلى تحديد الجهات المعنية، وتحديد مسؤولياتها، والنظر في كيفية تأثيرها على نجاح المشروع. بمجرد تحديد جميع هذه العوامل ومعالجتها، يمكن صياغة دليل تخطيط المشروع.

يجب أن يتضمن الدليل تفصيلاً لجدول العمل، والذي يمكن إنجازه من خلال توفير ملخصات العمل، والإنجازات، والمهام، والتواريخ المحددة. بناءً على هذا التفصيل، ستحتاج إلى ترجمة هذه المعلومات إلى دليل مرئي. تستخدم معظم المؤسسات مخطط جانت المعروف، الذي طوره هنري جانت عام ١٩١٠ لمشرفي التصنيع لقياس مدى التزام عملهم بالجدول الزمني المحدد أو تأخره. قد تستخدم شركات أخرى مخطط النشاط على العقدة، الذي يوضح سير تنفيذ المهام ويصنف المهام التي يجب إكمالها لبدء المهام الأخرى.

مهما كان الدليل المرئي الذي ستستخدمه شركتك، اعلم أن المخططات تساعدك أنت وفريقك على مراجعة جميع المهام المطلوبة، وتحديد الأشخاص أو المجموعة المسؤولة عن كل مهمة، ومعرفة المدة التي تستغرقها كل مهمة، وتحديد المشاكل المحتملة للمشروع. ومن خلال اتباع هذه العملية الشاملة، يمكن لشركتك بعد ذلك اكتشاف ما إذا كان جدولك عمليًا، وما إذا كنت قد خصصت الأشخاص المناسبين لمهام معينة، وأنك ستحصل على الوقت الكافي لمعالجة المشكلات المحتملة قبل بدء المشروع.

تُعدّ المخططات البيانية مثل مخطط جانت أو مخطط النشاط على العقدة قيّمة للغاية في تحديد المسار الحرج، وهو الوقت الذي تُحدد فيه تسلسل المهام. هل هناك مهام محددة يجب إنجازها بالكامل قبل أن ينتقل مشروعك إلى المهام التالية (أي المهام المتسلسلة)؟ هل يُمكن إكمال مهام مُحددة في الوقت نفسه (أي المهام المتوازية)؟ عند تخطيط مهامك المتسلسلة والمتوازية، تزداد فرصة تسليم مشروعك في الوقت المحدد، إن لم يكن قبل الموعد المحدد.

يعتمد نجاح كل مشروع على مدى تنظيم عملك ومعرفته الجيدة منذ البداية. لذا، استثمر بكثافة في مرحلة التخطيط، وستضمن في النهاية عوائد كبيرة لمشاريعك.