يمكن أن تُنتج مشاريع البناء و/أو الهندسة آلاف الوثائق، وقد يصعب على العميل والمقاولين تتبع كل شيء. قد تشمل هذه الوثائق الاتفاقيات التعاقدية، ووثائق العطاءات، وأوامر الشراء، وضوابط التكاليف، والتغييرات أو أوامر التغيير، والرسومات، والمخططات، وأي وثائق أخرى ذات صلة تُبقي المشروع في الموعد المحدد وضمن الميزانية. كيف يُمكن لشركة واحدة الحفاظ على نهج مُنظم لإدارة مشروع في ظل أكوام من الأعمال الورقية؟

لا يُمكن إنجاز أي مشروع بناء أو هندسة دون وجود عملية إدارة عقود جيدة. تُمكّن إدارة العقود كل شركة من إدارة كل مرحلة من مراحل مشروعها، أي مرحلة التصميم، وطرح العطاءات، والبناء. تُصدر كل مرحلة مجموعة وثائقها الخاصة. قد تتطلب مرحلة التصميم إدارة مُلخص التصميم، وإعداد المواصفات، والاتفاقيات التعاقدية، بينما قد تتطلب مرحلة البناء إدارة، من بين أمور أخرى، ضبط التكاليف والتقارير.

من خلال تطبيق إدارة عقود فعّالة ومنهجية، يُمكن للشركات توفير تدفق سريع للمعلومات للأطراف المعنية، كالمهندسين المعماريين والمقاولين والمهندسين والجهة المتعاقدة، وأي شخص آخر معنيّ يحتاج إلى الحصول على تفاصيل أو تقارير عن المشروع. يُساعد هذا التدفق الفعّال المشاركين في المشروع على اتخاذ قرارات صائبة تُسهم بدورها في دفع عجلة البناء نحو المسار الصحيح، وضمان التسليم في الوقت المحدد وضمن الميزانية.

بالإضافة إلى كفاءة الوصول إلى المعلومات المطلوبة، يُمكن لإدارة العقود أيضًا معالجة وحلّ مطالبات ونزاعات العقود. مع الرقابة الدقيقة على كل مرحلة من مراحل المشروع، بدءًا من الميزانية ووصولًا إلى الجودة، يُمكن اكتشاف الأخطاء الجسيمة وحلّها، أو قد تُوضّح الأدلة الموثقة المطالبة.

تعتمد كفاءة وأداء إدارة عقود المشروع بشكل كبير على خبرة الشركة ومواردها. تُلجأ معظم الشركات إلى الاستعانة بمصادر خارجية لهذا الجانب المُحدّد من مشاريعها، حيث تُتيح لها الخدمة المُتخصصة التركيز بشكل أفضل على الجوانب الأخرى لمؤسساتها التجارية، دون التضحية بإدارة أعمال البناء أو الهندسة الحالية. بالاعتماد على مُقدّمي الخدمات الذين يُقدّمون إدارة العقود، يُمكن للشركات حماية نفسها من المطالبات والنزاعات، بالإضافة إلى تجنّب تكاليف البناء المرتفعة.

قد يكون إكمال مشاريع البناء و/أو الهندسة مُعقّدًا نسبيًا. ويعتمد تقدّمه على مدى ضبط وتنفيذ جميع جوانب المشروع. لا تضمن إدارة العقود وصول المعلومات المطلوبة في الوقت المناسب إلى الأشخاص المعنيين فحسب، بل تضمن أيضًا اكتشاف التناقضات وعدم الدقة ومعالجتها، مما يؤدي إلى تسليم المشاريع في الوقت المحدد، وفي حدود الميزانية، ووفقًا لمواصفات الطرف المتعاقد.