لضمان نجاح أي مشروع وإنجازه في أسرع وقت، من الضروري تطبيق أساليب تخطيط وجدولة مناسبة. مع ذلك، ينبغي أن تكون هذه الأهداف ذكية (SMART) أو محددة، وقابلة للقياس، وقابلة للتحقيق، وواقعية، ومحددة بوقت.

هناك أسباب متعددة لتأخير المشروع عن مواعيده النهائية المستهدفة. من بينها، قيام بعض الجهات المعنية، دون دور فاعل في المشروع، بوضع مواعيد نهائية غير واقعية. في بعض الأحيان، يُعدّل العميل متطلبات المشروع، مما قد لا ينعكس في الجدول الزمني. كما تُرتكب أخطاء في تقدير الجهد والوقت والموارد اللازمة لإنجاز المشروع. ومن الشائع أيضًا أن تُغفل المؤسسات تمامًا المخاطر المرتبطة بمهام محددة. في بعض الأحيان، يفشل مديرو المشاريع في إدراك تأخر المشروع، ويفشلون في اتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة لإنجاز المهام بسرعة. ومن الأسباب الشائعة الأخرى لتأخير المواعيد النهائية، والتي يواجهها مستشار تحليل الوقت ذو الخبرة، الصعوبات الفنية والبشرية، بالإضافة إلى سوء التواصل.

من بين التقنيات الأكثر شيوعًا التي يستخدمها خبراء التخطيط والجدولة الزمنية للمشاريع هي تقنية تقييم البرنامج ومراجعته، وهيكل تقسيم العمل، ومخطط جانت.

في تقنية تقييم ومراجعة البرامج (PERT)، والمعروفة أيضًا باسم طريقة المسار الحرج (CPM)، يُعد تحديد المسار الحرج إحدى الخطوات الحاسمة الأولى التي يجب اتخاذها. يُمكن تعريف المسار الحرج بأنه مجموعة أو سلسلة من المهام التي تُستخدم لتحديد الإطار الزمني المناسب للمشروع. يجب على مديري المشاريع أيضًا تحديد أسرع وقت ممكن لبدء مهمة ما بعد إكمال المهام الأخرى. كما يجب عليهم النظر في آخر وقت يمكن بدء المهمة فيه دون التسبب في تأخير المشروع. بعد ذلك، يُمكن لمديري المشاريع تحديد أقرب وأحدث وقت لإكمال المشروع بالكامل، مع مراعاة إجمالي الوقت المتبقي أو الحد الأقصى المسموح به للتأخير الزمني الذي لن يتسبب في تأخير المشروع بأكمله.

في هيكل تقسيم العمل، يحتاج مدير المشروع وفريقه إلى تحديد المهام اللازمة لإكمال المشروع. يتطلب هذا اتباع نهج “فرّق تسد”. في هذا النهج، يُقسّم المشروع إلى عدة مهام، ويُعتبر إكمالها بمثابة معالم رئيسية. يمكن استخدام هذه المعالم لتحديد مدى توافق المشروع الفعلي مع الإطار الزمني المتوقع. في مرحلة الإنجاز، يجب على فريق المشروع تقدير الوقت اللازم لإنجاز المهام، ثم جمعها ككل.

طور هنري جانت مخطط جانت عام ١٩١٧، وهو تمثيل مرئي لجدول زمني يمكن استخدامه لأغراض متعددة، بما في ذلك التخطيط والتنسيق وتتبع المهام. يستخدم المخطط محورين أفقي ورأسي. يمثل المحور الأفقي الإطار الزمني الإجمالي لإنجاز المشروع، والذي يمكن تقسيمه إلى أيام أو أسابيع أو أشهر. أما المحور الرأسي، فيوضح المهام اللازمة لإتمام المشروع.